Organizacja czasu pracy podstawą efektywności

Organizacja czasu pracy podstawą efektywności

Zarządzanie czasem jest konsekwentnym i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie. Techniki planowania czasu i metody pracy to jedna strona lepszego zarządzania czasem, drugą jest pozytywne nastawienie do gospodarowania czasem i osobista samodyscyplina.

Obu tych aspektów można się nauczyć i osiągnąć całkowity sukces zarówno na płaszczyźnie zawodowej jak i prywatnej.

Określ swoje nastawienie do czasu

Zastanów się czym dla Ciebie jest „czas” i do jakich kategorii wartości możesz go zaklasyfikować ?

Odpowiedz TAK lub NIE na dwa kolejne pytania:
1) Czy masz wystarczająco dużo czasu?

2) Czy wystarczająca ilość czasu pozostaje wyłącznie do Twojej dyspozycji?

3) Dokończ zdanie Czas to/jest …………………………………………….

Jeżeli chociaż na jedno z pytań 1 i 2 odpowiedziałeś „NIE” oznacza to, iż masz nad czym pracować.
Najprawdopodobniej został zachwiany w Twojej rzeczywistości stosunek życia prywatnego do życia zawodowego, a zasób czasu który posiadasz wykorzystujesz niezgodnie z rytmem biologicznym swojego organizmu.

Jeżeli w odpowiedzi na pytanie 3 przyszło Ci na myśl, którekolwiek z poniższych stwierdzeń:
  • czas to życie;
  • czas to pieniądz;
  • czas jest niepowtarzalny;
  • czas jest nie do kupienia;
  • czas można wykorzystać na wiele sposobów;
  • czasu nie można zmagazynować ani unieważnić;
  • czasu nie można użyć dwa razy;
  • czas ucieka bezproduktywnie jeśli się go nie użyje
możesz być pewien, że jest on dla Ciebie wartością, do której podświadomie masz duży szacunek.


Określ własny rytm, poprzez systematyczną obserwację, ustalając swój indywidualny wykres wydajności.

Biolog Fraz Halberg z Harward-University of Massachusetts, dokonał pod koniec lat pięćdziesiątych odkrycia, że ludzki organizm pracuje w rytmie około 25-godzinnym zmiennym, a więc nierównomiernym tempie, oraz że każdy organizm ma swój własny rytm. Ten wewnętrzny zegar biologiczny orientuje się według czynników indywidualnych, jak i według środowiska.

Chronobiologia, czyli nauka o związkach między biologią a czasem, mówi o tzw. rytmach cykadiańskich. Wyrażają się one w wahaniach przemiany materii, w zmianach temperatury ciała, jak również w codziennej fizjologicznej sprawności.

Wykres ukaże Ci pewną wartość średnią. Centralny punkt wydajności u każdego człowieka znajduje się czasowo gdzie indziej. Ta różnica w rytmach jest oczywista i łatwa do zaobserwowania. Potocznie mówi się o „rannych ptaszkach" i „nocnych markach", ludziach bardziej aktywnych rano lub wieczorem. Ludzie aktywni rano mają swoje maksimum i minimum wydajności o innych porach, niż ludzie aktywni wieczorem.

Jeżeli najmniejszym kosztem chcesz osiągnąć możliwie dużo, musisz koniecznie dopasować wysiłek fizyczny i umysłowy do swoich biologicznych możliwości. Na podstawie znanej fizjologicznej gotowości do wydajności można zwiększyć wydajność pracy.

Pytania pomocnicze do wyznaczenia indywidualnego wykresu wydajności to:
  • Kiedy jestem zmęczony/a?
  • Kiedy jestem szczególnie ożywiony/a intelektualnie?
  • Kiedy czuję się najlepiej?
  • Kiedy problemy wynikające z pracy przybierają na sile?
  • O której godzinie chcę kłaść się spać?
Odpowiedzi nanieś na poniży wykres w taki sposób aby określały one poziom odchylenia od 100% wydajności w danych godzinach.
Wskaż poziom aktywności dla każdego dwugodzinnego przedziału czasowego, a następnie połącz kropki.
organizacja czasu pracy - wykres

WSKAZÓWKA:
Pamiętaj, że należy optymalnie wykorzystać siły organizmu, zamiast stale działać przeciwko nim, dlatego:
  • najważniejsze i najtrudniejsze zadania załatwiać w porze wzmożonej wydajności organizmu;
  • podczas spadku wydajności zająć się pracą rutynową albo po prostu odpocząć;
  • wraz ze wzrostem wydajności podjąć znowu ważniejsze czynności;
  • przedpołudnie, zwłaszcza późne najlepiej nadaje się na zadania kognitywne i kreatywne;
  • południe i późne popołudnie jest najlepsze, jeśli chodzi o rozwiązywanie problemów;
  • pamięć krótkotrwała jest najlepsza rano - około 15% wydajniejsza niż o innych porach dnia;
  • pamięć długotrwała jest najlepsza popołudniu;
  • późnym popołudniem i wczesnym wieczorem jesteśmy w najlepszej kondycji fizycznej.

Dodatkowo w wykresie codziennej wydajności należy uwzględnić pory dnia wolne od zakłóceń i pory dnia, kiedy musisz liczyć się z tym, że ktoś Ci przeszkodzi, ponieważ prawdopodobieństwo że Twoja praca zostanie zakłócona nie jest jednakowa w ciągu całego dnia.


Czy jesteś zadowolony z podziału swojego czasu na poszczególne dziedziny życia?


Wstaw „X” w miejscu właściwej odpowiedzi w poniższej tabeli:
DziedzinaPoświęcam za mało czasuMogłoby być lepiejJestem bardzo zadowolony/zadowolona
 Rodzina   
 Życie zawodowe   
 Hobby   
 Przyjaciele   
 Zaangażowanie społeczne   
 Dalsze kształcenie   
 Podróże, sport   
 Czas wolny   
 
  • Na które z dziedzin życia nie starcza Ci czasu? Na połowę, może nawet na więcej?
  • Może masz wyrzuty sumienia, bo czegoś nie zdążyłeś/aś zrobić?
  • Może często przeżywasz stres, pośpiech, walcząc ze wskazówkami zegara?
  • Może chcesz wykonać zbyt wiele i popadasz w czasowy „diabelski krąg”, w którym jesteś niewolnikiem podejmowania do realizacji zbyt wielu spraw na raz, masz obawy jak sobie z tym poradzisz, o zmniejszanie aktywności działania, negatywny odbiór przez ludzi i nieustannego dążenia do poprawy?

WSKAZÓWKA:
Pamiętaj, że zaburzone podejście do czasu może przejawiać się wyrzutami sumienia, pośpiechem i stresem, czasowym „diabelskim kręgiem" oraz nudą.

Aby poradzić sobie z tymi zaburzeniami warto wprowadzić pewną sekwencję działania:
  • Analizuj i formułuj cele osobiste w sposób mierzalny i terminowy umożliwiający weryfikację stanu realizacji
  • Uwolnij się od problemów związanych z czasem poprzez właściwe podejście dopasowania znaczenia czasu do planowania czynności (nie planuj całego dnia w 100%. Przecież mogą wystąpić nieprzewidziane okoliczności)
  • Segreguj zadania według stopnia hierarchii ważności wykorzystując np. przydatną zasadę Eseinhowera i deleguj polecenia innym „nie tylko Ty zrobisz wszystko najlepiej”
  • Określ własny porządek wykonywania czynności -  nie szczędź czasu na zaplanowanie swojego dnia pracy. Osoba, która na przygotowanie swojego dnia pracy poświęci 8 minut i konsekwentnie będzie się tego trzymać, może dziennie zyskać dodatkową godzinę. Pamiętaj - planuj tylko określoną część (60%) dnia pracy
  • Kontroluj samego siebie – rejestruj stan „jest” i „powinno być” i wprowadzaj środki korygujące.
  • Filtruj informacje i usprawnij komunikację


Niniejszy artykuł stanowi jedynie fragment praktycznych ćwiczeń umożliwiających poznanie siebie i zastosowanie uniwersalnych technik zarządzania czasem w życiu codziennym. Więcej przydatnych technik poznasz biorąc udział w naszym szkoleniu: Organizacja czasu pracy
Ta strona używa plików Cookies. Proszę zapoznać się z celem ich używania i możliwościami zmiany ustawień Cookies w przeglądarce czytaj więcej...[OK, akceptuję cookies]