Problem solving to dla organizacji problem czy rozwiązanie?

Problem solving to dla organizacji problem czy rozwiązanie?

Problemy pojawiające się w procesach technologicznych, często skutkujące wyrobem niezgodnym są nieodłącznym elementem funkcjonowania firmy produkcyjnej. Nierozwiązane, nawarstwiają się i tworzą łańcuchy skomplikowanych zależności. W odpowiedzi na narastające problemy powstały narzędzia, które pozwalają przewidzieć określone sytuacje niezgodne i szybko na nie reagować. Jednak i w tym zakresie warto zachować ostrożność.
Często podczas audytów III-ciej strony* można zaobserwować trzy popularne pułapki, w  które dały się „schwytać” organizacje w zakresie podejścia do rozwiązywania problemów:
• „udawanie” stosowania;
• przerost stosowania metodologii;
• niestosowanie.

Pierwsza ścieżka tzw. „udawanego” stosowania wskazuje na fakt, że chociaż w organizacji jest określona metodologia a dokumentacja zostaje poprawnie wypełniona, ilość problemów jakościowych wcale nie maleje. Oznacza to, że do stosowanych metod problem solving’owych organizacja nie przykłada zbyt dużej uwagi.
Drugi potrzask, w który wpadają organizacje, związany jest z szerokim wachlarzem narzędzi jakościowych zidentyfikowanych do stosowania, lecz bez eskalowania wagi problemów. W takiej sytuacji ma miejsce stosowanie pełnego zestawu narzędzi do każdego problemu (bez względu na jego zakres, częstotliwość czy skalę). Eskalacja powinna prowadzić do wyboru odpowiednich narzędzi jakościowych dopasowanych do wagi i skali wpływu problemu.
Trzecia, niestety nadal obecna w firmach sytuacja, to niestosowanie metodologii rozwiązywania problemów w jakiejkolwiek konfiguracji w odniesieniu do pojawiających się w procesach sytuacji niezgodnych.
Korzyści ze stosowania zbilansowanej metodologii PROBLEM SOLVING jest wiele.

Zrównoważona metodologia PROBLEM SOLVING pamięta o kilku podstawowych zasadach i obligatoryjnych krokach, które należy podjąć, aby problem został skutecznie zredukowany.
• Identyfikacja i szczegółowy opis problemu – ma na celu zebranie wszystkich możliwych danych ułatwiających właściwe określenie zarówno skali problemu, jak i zdefiniowanie jego przyczyny źródłowej.
• Powołanie zespołu interdyscyplinarnego – reprezentującego istotne z punktu widzenia problemu obszary w organizacji (m.in. jakość, technologia, produkcja oraz często logistyka, zakupy), a co za tym idzie określoną wiedzę i doświadczenie. Zespół ten powinien być zaangażowany oraz powinien  identyfikować się z problemem przez cały proces jego rozwiązywania.
• Właściwe  zidentyfikowanie przyczyny problemu  (z dużym naciskiem na „właściwe”) – oznacza „trafną diagnozę” i dotarcie do danych kompletnych w zakresie źródła sytuacji niezgodnej.
• Ustalenie działań natychmiastowych i długoterminowych, a tym samym również terminów, odpowiedzialności i zasobów – działania natychmiastowe, które mają na celu zatrzymanie symptomów niezgodności w organizacji i tym samym ochronę klienta (poprzez np. blokowanie partii, kwarantanny jakościowe itp.); działania długoterminowe służące eliminacji przyczyn problemu.
• Wdrażanie rozwiązań – wcześniej wykonana właściwa identyfikacja przyczyny oraz trafne określenie i zaplanowanie działań zapewnia skuteczną eliminację problemu z procesu.
• Ocena skuteczności – na koniec procesu nie należy zapomnieć o ocenie skuteczności mającej zweryfikować, czy to, co wprowadziliśmy w „procesowe życie” wydało plony.
• Standaryzacja na inne procesy/ wyroby – rozwiązania, które przyniosły pozytywne rezultaty w procesie zainfekowanym problemem należy zaimplementować w procesy lub wyroby podobne, tak aby problem nie ujawnił się w innych obszarach. W takiej sytuacji organizacja zyskuje dodatkowo skuteczne działania zapobiegawcze.

Pomijając którykolwiek z etapów lub działając powierzchownie, możemy doprowadzić do tego, że sytuacja niezgodna nie została rozwiązana, czyli że:
• straciliśmy czas,
• problem istnieje nadal.

Istotną wskazówką dla organizacji w zakresie prawidłowego podejścia do metodologii PROBLEM SOLVING powinny być również wytyczne IATF 16949:2016, a w szczególności punkt 10.2.3 wskazujący, że „organizacja powinna posiadać udokumentowany proces rozwiązywania problemów obejmujący zdefiniowane podejście do różnych rodzajów i skali problemów.”
W punkcie 10.2.6, standard wskazuje wymaganie: „organizacja powinna przeprowadzać analizę reklamacji klienta i zwrotów z rynku, uwzględniając każdą zwróconą część. Powinna także inicjować rozwiązywanie problemów i działania korygujące w celu zapobiegania ponownemu ich wystąpieniu.”

Należy pamiętać jeszcze o jednym bardzo ważnym aspekcie związanym z sytuacjami niezgodnymi oraz działaniami korygującymi mającymi rozwiązywać problemy - jeżeli nasza metodologia problem solving’owa nie jest skuteczna, grozi nam eskalacja podczas audytu trzeciej strony.
Rules’y w IATF wymagają wystawienia dwóch niezgodności w statusie „MAJOR”, jeżeli audytor potwierdzi na audycie brak skuteczności działań dla niezgodności wystawionych w roku poprzednim. Jeżeli niezgodność w roku poprzednim miała status „MINOR”, a audyt wykazał powtórne zaniedbanie w tym samym obszarze, organizacja otrzymuje niezgodność dużą (MAJOR) w badanym obszarze oraz drugą dużą niezgodność za brak skutecznych działań korygujących.

Podsumowując, tylko zbilansowane podejście do PROBLEM SOLVING zapewnia nam skuteczną kontrolę nad pojawiającymi się niezgodnościami:
- po pierwsze dlatego, że eliminujemy problemy lub minimalizujemy ich ilość oraz zapobiegamy ich powtórnemu pojawianiu się, a także im zapobiegamy,
- po drugie nie grożą nam inne konsekwencje np. ze strony klienta, czy podczas autów zewnętrznych.
Wszystko wskazuje na to zatem, że warto zrobić coś dobrze już za pierwszym razem.
*audyt III strony – audyt certyfikacyjny, nadzoru, recertyfikacyjny przeprowadzony przez akredytowana jednostkę certyfikacyjną

Autor artykułu
Katarzyna Piątek, Trener SGP- Training&Consulting, audytor IATF 16949
Zamknij
Ta strona używa plików cookies i podobnych technologii m.in. w celach: świadczenia usług oraz statystyk. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane w Twoim urządzeniu końcowym. Pamiętaj, że zawsze możesz zmienić te ustawienia. Szczegóły znajdziesz w Polityce dotyczącej cookies. [OK, akceptuję cookies]