ul. Legionów 92, 42-202 Częstochowa, Polska
+48 34 361 31 18 wew. 110, +48 34 344 18 28
szkolenia@sgpgroup.eu

Jak zrobić skuteczny audyt w firmie?

Jak zrobić skuteczny audyt w firmie?

Jak zrobić audyt wewnętrzny?

Audyt jest niezbędnym narzędziem kontroli w każdej firmie. To dzięki niemu można ocenić obecny system zarządzania i określić, co wymaga udoskonalenia. Aby dokonać audytu wewnętrznego, należy przede wszystkim zebrać informacje o wszystkim, co może podlegać zmianie. Następnie określone produkty, relacje oraz procesy należy poddać właściwym procedurom.

Informacje zawarte w raporcie zbiorczym:

  • niezgodności
  • spostrzeżenia
  • uwagi pozytywne

Audyt wewnętrzny wiąże się z niedużymi kosztami a przy tym
może być okazją do podjęcia wielu kreatywnych działań. Daje on również możliwość poznania procesu audytowania.

O tym warto pamiętać

Wewnętrzne audyty przeprowadza się zgodnie z programem audytów. W zależności od skali problemów danego przedsiębiorstwa, audyty powinny być przeprowadzane częściej lub rzadziej. Istotne są także potrzeby odpowiednich działów. W dużych firmach może być wiele różnych audytów przeprowadzanych z różną częstotliwością.

Minimalna częstotliwość każdego audytu to rok. Kiedy w firmie nie są przeprowadzane tego typu weryfikacje, sytuacja przedsiębiorstwa może stać się naprawdę niepokojąca.

Wyznacz zespół audytorów

Określ, jakie warunki powinien spełniać audytor w określonym dziale w Twojej firmie. Kryteria mogą dotyczyć wykształcenia, odbytych szkoleń, czy zawodowego doświadczenia. Nie masz nikogo takiego w swoim zespole? Nie pozostawiaj losu Twojej firmy przypadkowi. Lepiej zatrudnij specjalistów i zorganizuj w firmie audyt zewnętrzny.

Możesz też zdecydować się na szkolenia dotyczące jakości, dzięki którym Twoi pracownicy nabędą odpowiednie kompetencje do audytu wewnętrznego. W momencie, gdy potrzeby firmy są duże i zróżnicowane, konieczne jest wsparcie kilku audytorów. Kandydatami na takie stanowisko zazwyczaj się kierownicy określonych jednostek, które dobrze znają.

Wystarczy, że nauczą się schematu audytowania i będą mogli skutecznie przeprowadzać odpowiednie procedury.

Różnice audytu wewnętrznego i zewnętrznego

Jak wcześniej wspominaliśmy, profesjonalni audytorzy zewnętrzni posiadają szeroki zakres wiedzy, który pozwoli na dokładne przeprowadzenie wszystkich procedur. Dodatkowo mają oni świeże i obiektywne spojrzenie na kondycję firmy. Mimo wszystko spędzą oni w jednostce najwyżej kilka dni i przez ten czas mogą nie poznać wszystkich problemów przedsiębiorstwa.

Właśnie dlatego bardzo korzystnym rozwiązaniem jest wdrożenie pracowników firmy w specyfikę przeprowadzania audytu. Na początku można połączyć siły – audytor zewnętrzny z pewnością chętnie posłucha uwag pracowników danej jednostki. Udzieli także cennych rad na przyszłość.

Audyt – przygotowania

Każdy audyt wymaga odpowiedniego przygotowania. Istnieją określone cele do zrealizowania oraz należy dopilnować szczegółów całego przedsięwzięcia.

Przygotowania obejmują:

  • uświadomienie celu audytu przed audytora
  • przygotowanie przez jednostkę objętą audytem zakresu badań,
    harmonogramu audytu oraz uporządkowanie wszelkich zapisów oraz dowodów
  • określenie daty audytu
  • przygotowanie dokumentów roboczych (cel, zakres oraz specyfika
    audytu)
  • spotkanie otwierające
  • docelowy audyt

Kontakt między audytorem a badanym

Warto pamiętać, że badany nie powinien czuć, że jest sprawdzany, że może zostać ukarany jeśli audyt nie przebiegnie właściwie. Między badanym a audytorem powinna powstać lekko nieformalna więź, dzięki której audytor zdobędzie większe zaufanie. W przypadku audytu wewnętrznego pracownicy danego działu nie powinni bać się reakcji audytora, którym dla przykładu jest kierownik jednostki. Audyt jest po to, by poprawić ewentualne błędy, nie po to by egzekwować kary.

W przypadku audytu zewnętrznego powinno być łatwiej ze wspomnianą swobodą. W końcu badany świadomie zleca taki proceder. Jest mu łatwiej być szczerym wobec obcego człowieka, którego pracą jest obiektywna ocena sytuacji zastanej w danej firmie. Z tego powodu także lepiej jest zatrudnić firmę zewnętrzną, niż rozdzielać zadanie wewnątrz przedsiębiorstwa.

Opracowanie raportu z audytu

Etapem końcowym audytu jest sporządzenie protokołu, w którym powinny się znaleźć określone informacje. Powinna się tam znaleźć data, zakres, cel i harmonogram audytu. Dodatkowo należy w nim ująć tożsamość audytorów, czy osoby zarządzające jednostką. Istotne są także dokumenty związane z badaniem, obserwacje audytora, uwagi – pozytywne, jak i negatywne oraz możliwe rozwiązania problemów.

Wszelkie niezgodności powinny być opisane przez audytora w sposób szczegółowy a jednocześnie zrozumiały dla klienta. Wszystko po to by zmaksymalizować szansę na wdrożenie pozytywnych zmian.

Masz pytania? Skieruj je do specjalistów T&C.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *