Opis szkolenia PROFESJONALNA OBSŁUGA SEKRETARIATU- WARSZTAT DLA SEKRETAREK I ASYSTENTÓW

CZAS TRWANIA SZKOLENIA – 2 dni (16 godzin szkoleniowych, 1 godzina szkoleniowa = 45 minut)

Asystent/ka / sekreatrka to prawa ręka swojego przełożonego, bez której dziś trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie każdej instytucji. Idealn/y/a asystent/ka to osoba, która realizując wszystkie niezbędne działania, nie tylko reaguje na rzeczywistość, ale sama ją kreuje. Jej postawa, samoświadomość i efektywność buduje wizerunek zarówno własny jak i przełożonego oraz instytucji.


CELE SZKOLENIA


Celem szkolenia jest utrwalenie oraz pogłębienie wiedzy oraz praktycznych umiejętności, które uczynią pracę uczestników szkolenia efektywniejszą, łatwiejszą i sprawiającą im satysfakcję zawodową.

KORZYŚCI ZE SZKOLENIA

• Kreowanie prawidłowego wizerunku zawodowego
• Budowanie właściwych relacji z pracownikami, klientami i przełożonymi
• Umiejętność asertywnego przedstawiania swoich poglądów, siebie oraz firmy
• Zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie
• Poprawa skuteczności radzenia sobie z ze stresem w pracy
• Poznanie praktycznych zasad savoir - vivre w relacjach biznesowych
• Poznanie najsilniejszych cech swojej osobowości i własnych ograniczeń zwieszające efektywność wykonywanych zadań

RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA

WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE

• Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi
• Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
• Lista podstawowych oczekiwań szefa
• Efektywność w pracy asystentki
• Komplementarność funkcjonowania zawodowego
• Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny

ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY

• Planowania pracy własnej
• Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa
• Optymalne wykorzystanie czasu pracy
• Planowanie własnych zadań w tle planu szefa

ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA CZASEM

• Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy
• Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
• Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań
• Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania
• Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu

ZASADY PLANOWANIA

• Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych
• Korzyści wynikające z planowania
• Kontrola realizacji planu
• Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania
• Planowanie rezerwy czasowej
• Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów

ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW

• Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów
• Analiza wartości nakładu czasu ABC
• Ustalanie własnych priorytetów
• Czas czerwony i czas zielony
• Czas zarezerwowany i czas dostępny
• Konsekwencja w realizacji priorytetów
• Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować

ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE

• Zasady pierwszeństwa w kontaktach
• Przedstawianie, anonsowanie, umawianie – jak nie popełnić faux pas
• Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie
• Zasady jazdy samochodem i transportu
• Ceremoniał – ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości
• Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt
• Procedencja – zasady ustalania pierwszeństwa
• Spotkania towarzysko – służbowe
• Delegacje - dobór uczestników delegacji

SPOTKANIA I PRZYJĘCIA - ORGANIZACJA I UCZESTNICZENIE

• Formy przyjęć i ich miejsca
• Zaproszenia
• Dobór gości
• Stół i nakrycia - instrukcja obsługi
• Menu oraz dobór alkoholi i napoi
• Oprawa i obsługa
• Rola i obowiązki gospodarza i gościa
• Aperitif / posiłek / digestif - zachowanie
• Błędy w etykiecie i języku stołu

CODZIENNY SAVOIR VIVRE

• Telefon
• E-mail
• Telefoniczny savoir vivre
• Etykieta
• Jak reagować na gafy

POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE – KULTURA DNIA CODZIENNEGO

• Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi
• Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji
• Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa
• Sposoby witania, podanie ręki – zasady pierwszeństwa
• Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
• Kłopotliwy „gość” w instytucie
• Sposoby prezentacji
• Zasady i wyjątki
• Przechodzenie na „Ty”
• Zasady używania biletów wizytowych
• Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe

BUDOWA WIZERUNKU

• Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych
• Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie
• Jak uniknąć gafy
• Cmok nonsens i gesty kulturowe

TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY

• Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej
• Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu
• Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny
• Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi
• Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy

OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM STRESU?

• Reakcje fizyczne
• Reakcje psychologiczne
• Zmiany w zachowaniu

TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH SYTUACJACH?

• Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu
• Strategia poznawcza
• Strategia emocjonalna
• Fantazje, myślenie życzeniowe
• Współdziałanie z innymi

SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM

• Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie)
• Tłumienie a transformowanie emocji
• Identyfikowanie własnego wzorca
• Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna
• Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i innymi emocjami
• Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia
• Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji
• Wyrażanie emocji pozytywnych
• Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem
• Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń
• Rodzaje oddechu
• Praktyka świadomego oddechu
• „Zmniejszamy stres” – ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz przeanalizować sposoby jego osiągnięcia
• Techniki relaksacyjne - „Relaksacja przez oddychanie”/„Trening autogenny” (oddychanie połączone z wizualizacją, rozluźnianie mięśni) / Relaksacja Progresywna/„Techniki wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować rozwiązania problemów” i inne
• Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie?
• Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu

SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE

• Efektywna komunikacja wewnętrzna
• Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem
• Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura
• Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji