Co nowe wydanie oznacza dla organizacji posiadających system zgodny z ISO 9001:2015? Czy konieczna jest całkowita przebudowa systemu? Najważniejsze informacje o zmianach, nowych akcentach oraz przygotowaniu do przejścia na ISO 9001:2026 przedstawiamy poniżej.
ISO 9001:2026 – rewolucja czy ewolucja?
Nowe wydanie normy nie oznacza rewolucji. To przede wszystkim ewolucja sprawdzonego modelu zarządzania jakością. Zachowano podstawową strukturę i logikę normy, a zmiany koncentrują się na doprecyzowaniu wybranych wymagań oraz wzmocnieniu niektórych obszarów.
Dla organizacji korzystających z ISO 9001:2015 oznacza to, że nie ma potrzeby budowania systemu zarządzania jakością od początku. Konieczne jest natomiast przeanalizowanie nowych wymagań i sprawdzenie, czy obecne rozwiązania nadal są odpowiednie.
Najważniejsze zmiany w ISO 9001:2026
Kontekst organizacji i zmiany klimatu
Jednym z istotnych tematów pozostaje kontekst organizacji. ISO 9001:2026 utrzymuje wymaganie dotyczące rozpoznawania czynników wewnętrznych i zewnętrznych wpływających na zdolność organizacji do osiągania zamierzonych wyników.
W tym kontekście należy również uwzględnić zmiany klimatu, a następnie określić, które z nich są istotne dla organizacji. Nie oznacza to jednak konieczności wdrażania systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z ISO 14001.
Znaczenie zmian klimatu powinno być oceniane indywidualnie – z uwzględnieniem rodzaju działalności, klientów, dostawców, lokalizacji, wymagań prawnych oraz innych czynników mających wpływ na organizację.
Kultura jakości i etyka
ISO 9001:2026 zwraca większą uwagę na kulturę jakości oraz etyczne postępowanie. Odpowiedzialność za jakość nie powinna spoczywać wyłącznie na dziale jakości czy pełnomocniku.
Kultura jakości oznacza sposób, w jaki organizacja na co dzień podejmuje decyzje, reaguje na problemy, wykorzystuje informacje i angażuje pracowników w doskonalenie.
Nie jest to kolejna procedura, którą wystarczy opracować i wdrożyć. Kultura jakości jest procesem budowanym przez przywództwo, świadomość i codzienne zachowania pracowników.
Ryzyka i szanse w ISO 9001:2026
Podejście oparte na ryzyku było już ważnym elementem ISO 9001:2015. W nowym wydaniu wyraźniej podkreślono jednak zarówno ryzyka, jak i szanse. Organizacja powinna więc nie tylko zastanawiać się, co może zagrozić realizacji jej celów, ale także identyfikować możliwości rozwoju.
Szansą może być między innymi:
- zastosowanie nowej technologii,
- rozwój produktu lub usługi,
- wejście na nowy rynek,
- nowe partnerstwo biznesowe,
- poprawa efektywności procesu.
Istotne jest nie tylko zidentyfikowanie szansy, ale również określenie sposobu jej wykorzystania.
Zarządzanie zmianą
Zmiany dotyczą dziś praktycznie każdej organizacji. Mogą obejmować technologię, procesy, produkty, usługi, strukturę organizacyjną, dostawców czy strategię.
ISO 9001:2026 wzmacnia znaczenie świadomego podejścia do zarządzania zmianą. Warto więc przed wprowadzeniem istotnej zmiany przeanalizować jej potencjalne konsekwencje, potrzebne zasoby oraz wpływ na funkcjonowanie systemu zarządzania jakością.
Pozostałe zmiany i doprecyzowania
Nowe wydanie zawiera również doprecyzowania dotyczące m.in.:
- informacji udokumentowanej,
- komunikacji,
- projektowania i rozwoju,
- monitorowania i oceny skuteczności,
- przeglądu zarządzania,
- ciągłego doskonalenia.
Nie każda zmiana będzie miała takie samo znaczenie dla wszystkich organizacji. ISO 9001 jest normą uniwersalną, dlatego sposób spełnienia wymagań powinien być dopasowany do wielkości, rodzaju i specyfiki działalności.
ISO 9001:2015 a ISO 9001:2026 – co to oznacza dla organizacji?
Najważniejsza informacja dla organizacji posiadających certyfikat ISO 9001:2015 jest taka, że nie trzeba projektować systemu zarządzania jakością od nowa.
Pierwszym krokiem powinno być porównanie obecnego systemu z wymaganiami ISO 9001:2026. W tym celu warto przeprowadzić analizę luk (gap analysis).
Może ona obejmować:
- identyfikację nowych lub zmienionych wymagań,
- ocenę obecnego sposobu ich realizacji,
- wskazanie obszarów wymagających zmian,
- określenie działań i odpowiedzialności,
- przygotowanie harmonogramu wdrożenia.
Takie podejście pozwala uniknąć niepotrzebnej przebudowy systemu i skupić się na rzeczywistych potrzebach organizacji.
Szkolenia ISO 9001:2026
Zmiana wydania normy to dobry moment na aktualizację wiedzy osób odpowiedzialnych za system zarządzania jakością.
Szkolenie ISO 9001:2026 może pomóc w zrozumieniu nowych i zmienionych wymagań oraz w przełożeniu ich na praktyczne rozwiązania stosowane w organizacji.
W zależności od potrzeb szkolenie może być skierowane do pełnomocników systemu zarządzania jakością, audytorów wewnętrznych, kadry kierowniczej oraz pracowników zaangażowanych w funkcjonowanie systemu.
Warto, aby szkolenie nie ograniczało się do omówienia zapisów normy. Największą wartość daje przełożenie wymagań na rzeczywiste procesy, ryzyka, szanse i problemy występujące w konkretnej organizacji.
Doradztwo i wdrożenie ISO 9001:2026
Organizacje, które potrzebują bardziej kompleksowego wsparcia, mogą skorzystać z doradztwa ISO 9001 oraz pomocy we wdrożeniu lub aktualizacji systemu zarządzania jakością.
Wsparcie może obejmować między innymi:
- analizę luk pomiędzy ISO 9001:2015 i ISO 9001:2026,
- opracowanie planu działań,
- aktualizację dokumentacji systemowej,
- wsparcie w analizie ryzyk i szans,
- przygotowanie do audytu wewnętrznego,
- szkolenia pracowników i audytorów wewnętrznych,
- przygotowanie organizacji do audytu certyfikującego lub audytu przejścia na nowe wydanie.
Kluczowe jest jednak to, aby wdrożenie ISO 9001:2026 nie sprowadzało generowania kolejnych dokumentów. System powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom organizacji i wspierać jej codzienne funkcjonowanie.
ISO 9001:2026 – ewolucja zamiast rewolucji
Nowe wydanie normy zachowuje sprawdzony fundament ISO 9001:2015, ale mocniej akcentuje kulturę jakości, etykę, zarządzanie zmianą, ryzyka i szanse, strony zainteresowane oraz znaczenie zmian klimatu.
Dlatego przejście na ISO 9001:2026 warto potraktować nie tylko jako obowiązek związany z aktualizacją normy, ale również jako okazję do sprawdzenia, czy system zarządzania jakością rzeczywiście wspiera organizację.
Dobrze funkcjonujący system nie powinien być tworzony wyłącznie na potrzeby audytu. Powinien być narzędziem, które pomaga organizacji świadomie zarządzać jakością, reagować na zmiany i stale się doskonalić.
