Nie bez powodu mówi się, że sekretariat to wizytówka firmy, ponieważ to tam często w pierwszej kolejności trafia potencjalny kontrahent. Idealny asystent lub sekretarka to także w dużej mierze osoba, dzięki której firma działa sprawnie, a wszystko jest pod kontrolą. Wbrew panującym stereotypom, nie jest to banalna praca polegająca wyłącznie na parzeniu kawy i witaniu gości, tylko stanowisko wymagające umiejętności działania pod presją czasu oraz dobrej organizacji. Jakie cechy powinniśmy posiadać, by móc sprawnie zarządzać sekretariatem?
Jakie obowiązki obejmuje prowadzenie sekretariatu?
Jakich zadań możemy się spodziewać, ubiegając się o posadę jako sekretarka lub asystent? W dużej mierze zależy od samego miejsca pracy, ponieważ zakres obowiązków ma związek z wielkością firmy, ilością pracowników oraz potrzebami danego przedsiębiorstwa. Im mniejsza firma, tym szerszy może okazać się wachlarz zadań, dlatego warto już na samym wstępie ustalić z ewentualnym pracodawcą, jakie są jego oczekiwania. Jednak najczęściej obejmują one czynności związane z planowaniem spotkań, organizowaniem wyjazdów i wydarzeń firmowych, a także komunikacją, zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Do naszych zadań jako pracownika sekretariatu należy przeważnie:
● przyjmowanie interesantów
● wysyłanie oraz odbieranie poczty i przesyłek kurierskich
● pośredniczenie w kontakcie pomiędzy pracownikami a pracodawcą lub zarządem
● kontrola nad dokumentacją w firmie i jej prawidłowy przepływ, a także przechowywanie i archiwizacja
● odbieranie połączeń telefonicznych i ich prawidłowa selekcja
● planowanie, organizacja oraz obsługa spotkań biznesowych, imprez firmowych
● uczestniczenie w spotkaniach służbowych, zebraniach zarządu, sporządzanie notatek i sprawozdań z nich
● organizacja wyjazdów służbowych
● przygotowanie różnego rodzaju raportów, statystyk i zestawień
● prowadzenie korespondencji służbowej, sporządzanie pism i różnych treści w razie potrzeby (np. drobnych ogłoszeń)
● kontakt z dostawcami, firmami kurierskimi oraz negocjowanie umów
W mniejszych firmach bardzo często do obowiązków sekretarki zalicza się również zaopatrywanie biura w artykuły biurowe, spożywcze oraz materiały promocyjne, np. ulotki czy gadżety firmowe, a także wizyty w urzędach i załatwianie formalności. Jeśli dane stanowisko wymaga znajomości konkretnego języka, może to się łączyć z obowiązkiem tłumaczenia pism lub przygotowywania tekstów w języku obcym.
Wymagania i cechy niezbędne w pracy sekretarki
Jak widać po zakresie obowiązków, nie jest to praca do każdego. By sprawdzić się w roli sekretarki, niezbędna jest przede wszystkim obowiązkowość, sumienność i komunikatywność. Szeroki zakres zadań oznacza także często rozwiązywanie kilku problemów jednocześnie i nieodzowna jest wtedy osoba, która nie traci głowy pod wpływem stresu oraz która potrafi właściwie ustalać priorytety.
Sekretarka prowadzi kalendarz swojego szefa i organizuje istotne spotkania biznesowe, dlatego dobra organizacja jest kluczowa. Do obowiązków asystentki należy także bezpośredni kontakt z klientem, dlatego ważna jest asertywność i kultura osobista. Nieuprzejma sekretarka może bardzo zaszkodzić wizerunkowi firmy, z drugiej strony powinna jednak umiejętnie rozmawiać z natarczywymi interesantami i oddzielać sprawy mniej istotne od tych faktycznie ważnych.
Umiejętności, które są wymagane, by ubiegać się o pracę w sekretariacie to w pierwszej kolejności biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych. Pakiet MS Office to absolutne minimum, potrzebne na co dzień do przygotowania raportów, zestawień i prezentacji na służbowe spotkania. Równie przydatna jest znajomość programów do fakturowania, koniecznych do prowadzenia dokumentacji. Sekretariat służy często także jako szybkie wsparcie techniczne — jako pomoc przy zaciętym papierze w drukarce lub jako kontakt z serwisem technicznym przy bardziej zaawansowanych awariach.
Znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie to kolejna umiejętność, bez której dobra sekretarka się nie obejdzie. Podstawą jest język angielski, ale w przypadku dużych firm międzynarodowych może się okazać, że wymagane są również inne języki, np. niemiecki lub czeski. Mile widziana jest podstawowa wiedza z zakresu administracji czy ekonomii, ale rzadko jest ona wymagana.
Jakie wykształcenie jest konieczne do pracy jako asystent?
Jako wykształcenie wymagane do podjęcia posady sekretarki najczęściej pracodawcy podają wykształcenie wyższe. Jeśli ukończony kierunek będzie nawiązywał do profilu firmy, z pewnością będzie to dodatkowy atut podczas rekrutacji. Jeśli stanowisko obejmuje jedynie podstawowy zakres obowiązków, wystarczające może się okazać wykształcenie średnie.
Jeśli chcemy się wyróżnić na rynku pracy, a także lepiej przygotować na oczekujące nas przyszłe wyzwania, dobrym rozwiązaniem jest szkolenie prowadzone przez specjalistów. Dzięki odbytemu kursowi dowiemy się nie tylko, jak umiejętnie rozmawiać z klientem oraz efektywnie planować i organizować pracę sekretariatu, ale także nauczymy się zasad savoir-vivre czy jak radzić sobie ze stresem.
