Szkolenie Profesjonalna Obsługa Sekretariatu- Warsztat Dla Sekretarek i Asystentów-online
szkolenie otwarte/zamknięte
Celem szkolenia jest utrwalenie oraz pogłębienie wiedzy oraz praktycznych umiejętności, które uczynią pracę uczestników szkolenia efektywniejszą, łatwiejszą i sprawiającą im satysfakcję zawodową.
CZAS TRWANIA SZKOLENIA – 2 dni (16 godzin szkoleniowych, 1 godzina szkoleniowa = 45 minut)
Asystent/ka / sekretarka to prawa ręka swojego przełożonego, bez której dziś trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie każdej instytucji. Idealna/y asystent/ka to osoba, która realizując wszystkie niezbędne działania, nie tylko reaguje na rzeczywistość, ale sama ją kreuje. Jej postawa, samoświadomość i efektywność buduje wizerunek zarówno własny jak i przełożonego oraz instytucji.
KORZYŚCI ZE SZKOLENIA
- Kreowanie prawidłowego wizerunku zawodowego
- Budowanie właściwych relacji z pracownikami, klientami i przełożonymi
- Umiejętność asertywnego przedstawiania swoich poglądów, siebie oraz firmy
- Zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie
- Poprawa skuteczności radzenia sobie z ze stresem w pracy
- Poznanie praktycznych zasad savoir - vivre w relacjach biznesowych
- Poznanie najsilniejszych cech swojej osobowości i własnych ograniczeń zwieszające efektywność wykonywanych zadań
RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA
WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE
- Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi
- Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
- Lista podstawowych oczekiwań szefa
- Efektywność w pracy asystentki
- Komplementarność funkcjonowania zawodowego
- Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny
ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY
- Planowania pracy własnej
- Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa
- Optymalne wykorzystanie czasu pracy
- Planowanie własnych zadań w tle planu szefa
ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA CZASEM
- Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy
- Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
- Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań
- Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania
- Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu
ZASADY PLANOWANIA
- Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych
- Korzyści wynikające z planowania
- Kontrola realizacji planu
- Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania
- Planowanie rezerwy czasowej
- Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów
ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW
- Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów
- Analiza wartości nakładu czasu ABC
- Ustalanie własnych priorytetów
- Czas czerwony i czas zielony
- Czas zarezerwowany i czas dostępny
- Konsekwencja w realizacji priorytetów
- Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować
ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE
- Zasady pierwszeństwa w kontaktach
- Przedstawianie, anonsowanie, umawianie – jak nie popełnić faux pas
- Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie
- Zasady jazdy samochodem i transportu
- Ceremoniał – ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości
- Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt
- Procedencja – zasady ustalania pierwszeństwa
- Spotkania towarzysko – służbowe
- Delegacje - dobór uczestników delegacji
SPOTKANIA I PRZYJĘCIA - ORGANIZACJA I UCZESTNICZENIE
- Formy przyjęć i ich miejsca
- Zaproszenia
- Dobór gości
- Stół i nakrycia - instrukcja obsługi
- Menu oraz dobór alkoholi i napoi
- Oprawa i obsługa
- Rola i obowiązki gospodarza i gościa
- Aperitif / posiłek / digestif - zachowanie
- Błędy w etykiecie i języku stołu
CODZIENNY SAVOIR VIVRE
- Telefon
- Telefoniczny savoir vivre
- Etykieta
- Jak reagować na gafy
POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE – KULTURA DNIA CODZIENNEGO
- Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi
- Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji
- Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa
- Sposoby witania, podanie ręki – zasady pierwszeństwa
- Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
- Kłopotliwy „gość” w instytucie
- Sposoby prezentacji
- Zasady i wyjątki
- Przechodzenie na „Ty”
- Zasady używania biletów wizytowych
- Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe
BUDOWA WIZERUNKU
- Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych
- Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie
- Jak uniknąć gafy
- Cmok nonsens i gesty kulturowe
TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY
- Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej
- Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu
- Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny
- Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi
- Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy
OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM STRESU?
- Reakcje fizyczne
- Reakcje psychologiczne
- Zmiany w zachowaniu
TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH SYTUACJACH?
- Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu
- Strategia poznawcza
- Strategia emocjonalna
- Fantazje, myślenie życzeniowe
- Współdziałanie z innymi
SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM
- Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie)
- Tłumienie a transformowanie emocji
- Identyfikowanie własnego wzorca
- Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna
- Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i innymi emocjami
- Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia
- Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji
- Wyrażanie emocji pozytywnych
- Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem
- Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń
- Rodzaje oddechu
- Praktyka świadomego oddechu
- „Zmniejszamy stres” – ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz przeanalizować sposoby jego osiągnięcia
- Techniki relaksacyjne - „Relaksacja przez oddychanie”/„Trening autogenny” (oddychanie połączone z wizualizacją, rozluźnianie mięśni) / Relaksacja Progresywna/„Techniki wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować rozwiązania problemów” i inne
- Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie?
- Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu
SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE
- Efektywna komunikacja wewnętrzna
- Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem
- Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura
- Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji
Szukasz tego szkolenia
w formie zamkniętej?
CO ZAWIERA CENA SZKOLENIA ONLINE
- realizacja szkolenia w formie zdalnej przy użyciu aplikacji ZOOM lub MS TEAMS,
- proces szkolenia,
- materiały szkoleniowe w formie elektronicznej,
- wszelkie koszty związane z trenerem,
- imienny certyfikat uczestnictwa w szkoleniu.
Masz pytania?
Szkolenia powiązane