Szkolenie Profesjonalna obsługa sekretariatu- warsztat dla sekretarek i asystentów-online

KORZYŚCI ZE SZKOLENIA:

• Kreowanie prawidłowego wizerunku zawodowego.
• Budowanie właściwych relacji z pracownikami, klientami i przełożonymi.
• Umiejętność asertywnego przedstawiania swoich poglądów, siebie oraz firmy.
• Zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie.
• Poprawa skuteczności radzenia sobie z ze stresem w pracy.
• Poznanie praktycznych zasad savoir - vivre w relacjach biznesowych.
• Poznanie najsilniejszych cech swojej osobowości i własnych ograniczeń zwieszające efektywność wykonywanych zadań.

PROGRAM SZKOLENIA: Profesjonalna Obsługa Sekretariatu

1. WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE:

• Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi.
• Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
• Lista podstawowych oczekiwań szefa.
• Efektywność w pracy asystentki.
• Komplementarność funkcjonowania zawodowego.
• Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny.

2. ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY:

• Planowania pracy własnej.
• Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa.
• Optymalne wykorzystanie czasu pracy.
• Planowanie własnych zadań w tle planu szefa.

3. ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA CZASEM:

• Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy.
• Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
• Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań.
• Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania.
• Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu.

4. ZASADY PLANOWANIA:

• Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych.
• Korzyści wynikające z planowania.
• Kontrola realizacji planu.
• Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania.
• Planowanie rezerwy czasowej.
• Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów.

5. ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW:

• Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów.
• Analiza wartości nakładu czasu ABC.
• Ustalanie własnych priorytetów.
• Czas czerwony i czas zielony.
• Czas zarezerwowany i czas dostępny.
• Konsekwencja w realizacji priorytetów.
• Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować.

6. ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE:

• Zasady pierwszeństwa w kontaktach.
• Przedstawianie, anonsowanie, umawianie – jak nie popełnić faux pas.
• Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie.
• Zasady jazdy samochodem i transportu.
• Ceremoniał – ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości.
• Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt.
• Procedencja – zasady ustalania pierwszeństwa.
• Spotkania towarzysko – służbowe.
• Delegacje - dobór uczestników delegacji.

7. SPOTKANIA I PRZYJĘCIA - ORGANIZACJA I UCZESTNICZENIE:

• Formy przyjęć i ich miejsca.
• Zaproszenia.
• Dobór gości.
• Stół i nakrycia - instrukcja obsługi.
• Menu oraz dobór alkoholi i napoi.
• Oprawa i obsługa.
• Rola i obowiązki gospodarza i gościa.
• Aperitif / posiłek / digestif - zachowanie.
• Błędy w etykiecie i języku stołu.

8. CODZIENNY SAVOIR VIVRE:

• Telefon.
• E-mail.
• Telefoniczny savoir vivre.
• Etykieta.
• Jak reagować na gafy.

9. POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE – KULTURA DNIA CODZIENNEGO:

• Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi.
• Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji.
• Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa.
• Sposoby witania, podanie ręki – zasady pierwszeństwa.
• Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
• Kłopotliwy „gość” w instytucie.
• Sposoby prezentacji.
• Zasady i wyjątki.
• Przechodzenie na „Ty”.
• Zasady używania biletów wizytowych.
• Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe.

10. BUDOWA WIZERUNKU:

• Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych.
• Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie.
• Jak uniknąć gafy.
• Cmok nonsens i gesty kulturowe.

11. TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY:

• Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej.
• Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu.
• Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny.
• Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy.

12. OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM STRESU?

• Reakcje fizyczne.
• Reakcje psychologiczne.
• Zmiany w zachowaniu.

13. TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH SYTUACJACH?

• Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu.
• Strategia poznawcza.
• Strategia emocjonalna.
• Fantazje, myślenie życzeniowe.
• Współdziałanie z innymi.

14. SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM:

• Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie).
• Tłumienie a transformowanie emocji.
• Identyfikowanie własnego wzorca.
• Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna.
• Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i innymi emocjami.
• Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia.
• Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji.
• Wyrażanie emocji pozytywnych.
• Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem.
• Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń.
• Rodzaje oddechu.
• Praktyka świadomego oddechu.
• „Zmniejszamy stres” – ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz przeanalizować sposoby jego osiągnięcia.
• Techniki relaksacyjne - „Relaksacja przez oddychanie”/„Trening autogenny” (oddychanie połączone z wizualizacją, rozluźnianie mięśni) / Relaksacja Progresywna/„Techniki wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować rozwiązania problemów” i inne.
• Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie?
• Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu.

15. SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE:

• Efektywna komunikacja wewnętrzna.
• Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem.
• Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura.
• Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji.

SYLWETKA TRENERA

Trener, coach, konsultant, negocjator, doradca i mówca motywacyjny z niemal 25 letnim doświadczeniem.

Wykładowca na Studiach Podyplomowych i MBA w Wyższej Szkole Bankowej w Szczecinie i Poznaniu oraz Uniwersytecie Łódzkim.

Studiował na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego. Jest absolwentem programu the Advanced Certificate in Marketing. Od 2004 roku jest też członkiem The Chartered Institute of Marketing i Communication Managerem Komitetu CIM Poland zarządzającego tą organizacją na terenie Polski. Ukończył Akademię Junior Chamber Poland oraz specjalistyczne kursy Best Practices for Inwestor Relations Professionals. Członek Klubu MBA Wyższej Szkoły Zarządzania / The Polish Open University.

Od 1994 roku doradza i szkoli jako trener miękkich umiejętności menedżerskich oraz niezależny konsultant ds. komunikacji marketingowej. Posiada również doświadczenie w projektach związanych z komunikacją wewnętrzną w firmie. Jako mówca motywacyjny ma duże doświadczenie w wystąpieniach publicznych na konferencjach i seminariach. Coach z ponad 10 letnią praktyką. Prowadzi sesje coachingowe zgodnie ze standardami ICF (International Coach Federation)

Łączy wiedzę i praktykę z obszaru umiejętności menedżerskich, komunikacji, PR oraz HR. Specjalizuje się w zagadnieniach z zakresu zarządzania zespołami, zapobiegania mobbingowi i dyskryminacji, procesów komunikacji, technik sprzedaży, negocjacji i obsługi klienta, marketingu, public relations, social media, autoprezentacji i wystąpień publicznych, etykiety biznesowej oraz narzędzi wykorzystywanych w trakcie powyższych działań. Certyfikowany konsultant narzędzi psychometrycznych m.in.: Extended DISC® i Success Insights. Zajmuje się także problematyką innowacyjności i leadership. Posiada wieloletnie doświadczenie menedżerskie. Zarządzał zespołami, produktami i projektami. Wprowadził m.in. na polski rynek holding 3 spółek doradztwa personalnego. Ma na swoim koncie liczne publikacje w prasie branżowej wydawnictwach książkowych oraz elektronicznych.

Szkolił między innymi przedstawicieli takich firm produkcyjnych i budowlanych jak: 3M Poland Sp. z o.o, Alstom Power. Sp. z o. o., Antalis Poland Sp. z o.o, ArcelorMittal Poland S.A.,  Budimex S.A., BP Polska, Bruss Polska, Browar Okocim S.A., British American Tobacco Polska Trading, Ciech S.A., Coca - Cola HBC Polska, Colgate-Palmolive Poland Sp. z. o. o., Cussons, Danfoss Sp. z o.o., Dekorglass, Dr Irena Eris, Grammer Automotive Polska, Grupa Skanska, Grupa Selena FM S.A., Grupa Kęty, Grupa Żywiec S.A., Henkel, Hochtief Polska Sp. z o.o., Instalbud Rzeszów, International Paper Kwidzyn Sp. z o.o., LUG S.A.  Michelin Polska S.A., Microsoft Sp. Z o.o., MICHELIN Polska, NESTLE POLSKA S.A., Perła - Browary Lubelskie S.A., PGNiG S.A., PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A., Philip Morris Polska S.A., Philips Lighting, Proctor & Gamble, Renault Polska, Strabag, Stowarzyszenie Przetwórców Szkła Budowlanego, SITECH, SKF Polska, Siemens, S&T Services Polska.

Szkolił między innymi przedstawicieli takich firm i marek jak: Avon Cosmetics Polska, Baltic Company, Beiersdorf-Lechia S.A., Cederroth Polska, Dr Irena Eris, Kerastase, L'Oréal Professionnel, Laboratorium Kolastyna, Laboratorium Farmona, NIVEA Polska, Unilever Polska S.A. Bayer Sp. z o.o., Glaxo Smith Kline, Herbapol S.A., Hexal Pharma - Polska, Janssen-Cilag, Jelfa S.A., MEYRA POLSKA Sp. z o.o., Nexter, Novartis Consumer Health, Novartis Poland, Pfizer Polska, Pliva Kraków S.A., Polfa Lublin SA, Polfa S.A., Polfa Warszawa S.A., Roche Polska, Sanofi-Aventis, Schering, Servier Polska, Super-Pharm.

Szkolił między innymi przedstawicieli firm usługowo handlowych:

Alior Bank, Allianz Bank Polska, Accenture Sp. z o.o, Browar Okocim S.A., Colgate-Palmolive Poland Sp. z. o. o., FERRING PHARMACEUTICALS B.V., Grupa Żywiec S.A., Henkel, Lug Light Factory, Grupa L'Oréal, Microsoft, NESTLE POLSKA S.A., Operator ARP, Philip Morris Polska S.A., Proctor & Gamble, Renault Polska, ROSSMANN SDP Sp. z o.o., Sandvik Mining and Construction, Tesco Polska Sp. z o.o., TUI Poland Sp z o .o., Unilever Polska SA.

Od wielu lat prowadzi szkolenia przygotowane specjalnie dla poszczególnych jednostek administracji publicznej wszystkich szczebli. Szkolił między innymi przedstawicieli takich instytucji jak: Sejm i Senat RP, Kancelaria Prezydenta i Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Kancelaria Sejmu i Senatu, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji , Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Infrastruktury, Krajowa Rada Sądownictwa, Sąd Apelacyjny we Wrocławiu, Sąd Okręgowy w Przemyślu, Sąd Okręgowy w Poznaniu, Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, Sąd Rejonowy w Bełchatowie, Sąd Rejonowy w Krośnie Odrzańskim, Sąd Rejonowy w Olecku, Sąd Rejonowy w Pile, Sąd Rejonowy w Poznaniu, Sąd Rejonowy w Słupsku,  Sąd Rejonowy w Wołominie, Sąd Rejonowy w Zamościu i wielu innych.