a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie. Techniki planowania czasu i metody pracy to jedna strona lepszego zarządzania czasem, drugą jest pozytywne nastawienie do gospodarowania czasem i osobista samodyscyplina. Obu tych aspektów można się nauczyć i osiągnąć całkowity sukces zarówno na płaszczyźnie zawodowej jak i prywatnej.
Określ Swoje nastawienie do czasu
Zastanów się czym dla Ciebie jest „czas” i do jakich kategorii wartości możesz go zaklasyfikować ?
Odpowiedz TAK lub NIE na dwa kolejne pytania:
2) Czy wystarczająca ilość czasu pozostaje wyłącznie do Twojej dyspozycji?
3) Dokończ zdanie Czas to/jest …………………………………………….
Jeżeli chociaż na jedno z pytań 1 i 2 odpowiedziałeś „NIE” oznacza to, iż masz nad czym pracować.
Jeżeli w odpowiedzi na pytanie 3 przyszło Ci na myśl, którekolwiek z poniższych stwierdzeń:
- czas to życie;
- czas to pieniądz;
- czas jest niepowtarzalny;
- czas jest nie do kupienia;
- czas można wykorzystać na wiele sposobów;
- czasu nie można zmagazynować ani unieważnić;
- czasu nie można użyć dwa razy;
- czas ucieka bezproduktywnie jeśli się go nie użyje
Określ własny rytm, poprzez systematyczną obserwację, ustalając swój indywidualny wykres wydajności.
Biolog Fraz Halberg z Harward-University of Massachusetts, dokonał pod koniec lat pięćdziesiątych odkrycia, że ludzki organizm pracuje w rytmie około 25-godzinnym w zmiennym, a więc nierównomiernym tempie, oraz że każdy organizm ma swój własny rytm. Ten wewnętrzny zegar biologiczny orientuje się według czynników indywidualnych, jak i według środowiska.
Chronobiologia, czyli nauka o związkach między biologią a czasem, mówi o tzw. rytmach cykadiańskich. Wyrażają się one w wahaniach przemiany materii, w zmianach temperatury ciała, jak również w codziennej fizjologicznej sprawności.
Wykres ukaże Ci pewną wartość średnią. Centralny punkt wydajności u każdego człowieka znajduje się czasowo gdzie indziej. Ta różnica w rytmach jest oczywista i łatwa do zaobserwowania. Potocznie mówi się o „rannych ptaszkach" i „nocnych markach", ludziach bardziej aktywnych rano lub wieczorem. Ludzie aktywni rano mają swoje maksimum i minimum wydajności o innych porach, niż ludzie aktywni wieczorem.
Jeżeli najmniejszym kosztem chcesz osiągnąć możliwie dużo, musisz koniecznie dopasować wysiłek fizyczny i umysłowy do swoich biologicznych możliwości. Na podstawie znanej fizjologicznej gotowości do wydajności można zwiększyć wydajność pracy.
Pytania pomocnicze do wyznaczenia indywidualnego wykresu wydajności to:
- Kiedy jestem zmęczony/a?
- Kiedy jestem szczególnie ożywiony/a intelektualnie?
- Kiedy czuję się najlepiej?
- Kiedy problemy wynikające z pracy przybierają na sile?
- O której godzinie chcę kłaść się spać?
Odpowiedzi nanieś na poniży wykres w taki sposób aby określały one poziom odchylenia od 100% wydajności w danych godzinach.
Wskaż poziom aktywności dla każdego dwugodzinnego przedziału czasowego, a następnie połącz kropki.
WSKAZÓWKA:
Pamiętaj, że należy optymalnie wykorzystać siły organizmu, zamiast stale działać przeciwko nim, dlatego:
- najważniejsze i najtrudniejsze zadania załatwiać w porze wzmożonej wydajności organizmu;
- podczas spadku wydajności zająć się pracą rutynową albo po prostu odpocząć;
- wraz ze wzrostem wydajności podjąć znowu ważniejsze czynności;
- przedpołudnie, zwłaszcza późne najlepiej nadaje się na zadania kognitywne i kreatywne.
- południe i późne popołudnie jest najlepsze, jeśli chodzi o rozwiązywanie problemów;
- pamięć krótkotrwała jest najlepsza rano - około 15% wydajniejsza niż o innych porach dnia;
- pamięć długotrwała jest najlepsza po południu;
- późnym popołudniem i wczesnym wieczorem jesteśmy w najlepszej kondycji fizycznej.
Dodatkowo w wykresie codziennej wydajności należy uwzględnić pory dnia wolne od zakłóceń i pory dnia, kiedy musisz liczyć się z tym, że ktoś Ci przeszkodzi, ponieważ prawdopodobieństwo że Twoja praca zostanie zakłócona nie jest jednakowe w ciągu całego dnia.
Sprawdź Czy jesteś zadowolony z podziału swojego czasu na poszczególne dziedziny życia
Wstaw „X” w miejscu właściwej odpowiedzi w poniższej tabeli:
| Dziedzina | Poświęcam za mało czasu | Mogłoby być lepiej | Jestem bardzo zadowolony/zadowolona |
| Rodzina | |||
| Życie zawodowe | |||
| Hobby | |||
| Przyjaciele | |||
| Zaangażowanie społeczne | |||
| Dalsze kształcenie | |||
| Podróże, sport | |||
| Czas wolny |
- Na które z dziedzin życia nie starcza Ci czasu?
- Na połowę, może nawet na więcej?
- Może masz wyrzuty sumienia, bo czegoś nie zdążyłeś/aś zrobić?
- Może często przeżywasz stres, pośpiech, walcząc ze wskazówkami zegara?
- Może chcesz wykonać zbyt wiele i popadasz w czasowy „diabelski krąg”, w którym jesteś niewolnikiem podejmowania do realizacji zbyt wielu spraw na raz, masz obawy jak sobie z tym poradzisz, o zmniejszanie aktywności działania, negatywny odbiór przez ludzi i nieustannego dążenia do poprawy?
WSKAZÓWKA:
Pamiętaj, że zaburzone podejście do czasu może przejawiać się wyrzutami sumienia, pośpiechem i stresem, czasowym „diabelskim kręgiem" oraz nudą.
Aby poradzić sobie z tymi zaburzeniami warto wprowadzić pewną sekwencję działania:
- Analizuj i formułuj cele osobiste w sposób mierzalny i terminowy umożliwiający weryfikację stanu realizacji,
- Uwolnij się od problemów związanych z czasem poprzez właściwe podejście dopasowania znaczenia czasu do planowania czynności (nie planuj całego dnia w 100%. Przecież mogą wystąpić nieprzewidziane okoliczności).
- Segreguj zadania według stopnia hierarchii ważności wykorzystując np. przydatną zasadę Eseinhowera i deleguj polecenia innym „nie tylko Ty zrobisz wszystko najlepiej”.
- Określ własny porządek wykonywania czynności - nie szczędź czasu na zaplanowanie swojego dnia pracy. Osoba, która na przygotowanie swojego dnia pracy poświęci 8 minut i konsekwentnie będzie się tego trzymać, może dziennie zyskać dodatkową godzinę. Pamiętaj - planuj tylko określoną część (60%) dnia pracy.
- Kontroluj samego siebie – rejestruj stan „jest” i „powinno być” i wprowadzaj środki korygujące.
- Filtruj informacje i usprawnij komunikację.
Niniejszy artykuł stanowi jedynie fragment praktycznych ćwiczeń umożliwiających poznanie siebie i zastosowanie uniwersalnych technik zarządzania czasem w życiu codziennym.
Więcej przydatnych technik poznasz biorąc udział w naszym szkoleniu: Organizacja czasu pracy
https://szkolenia-sgp.pl/szkolenie/organizacja-czasu-pracy
