• Facebook
  • LinkedIn
  • LinkedIn
Świadomość pracownika a skuteczne i efektywne zarządzanie organizacją.

Świadomość pracownika a skuteczne i efektywne zarządzanie organizacją.

Na wstępie zaznaczę, że pracownik oznacza w tym artykule każdego, kto realizuje działania na rzecz organizacji. Niezależnie od zajmowanego stanowiska lub tego czy jest przez organizacje zatrudniany, czy wynajmowany.

            Zgodnie z normą ISO 9000, świadomość pracownika oznacza, że ludzie rozumieją swoją odpowiedzialność oraz wpływ ich działań na osiągnięcie celów organizacji (pkt 2.2.5.4). Dotyczy to wszystkich pracowników organizacji. Aby ludzie rozumieli swoją odpowiedzialność i wpływ swoich działań, to najpierw muszą one być zdefiniowane. I to w taki sposób, aby na poziomie całej organizacji i poszczególnych pracowników były ze sobą spójne. Niestety z tym wiele organizacji ma problem.

            Jednym z powodów takiego stanu rzeczy jest zarządzanie organizacją poprzez działy, a nie procesy. A to przecież procesy zachodzące w organizacji dodają wartość i zapewniają przełożenie wymagań klienta na towary lub usługi, za które jest on gotów zapłacić. Dlatego to skuteczność i efektywność procesów, a nie działów, decyduje o sukcesie organizacji i jej przetrwaniu na rynku. Dlatego mamy optymalizować procesy a nie działy!

            Kolejnym powodem jest traktowanie organizacji jako zbioru pojedynczych działów czy procesów. Oczywiście żaden proces w pojedynkę nie przetrwa. Organizacja ma być systemem, czyli zbiorem współdziałających procesów realizujących cel organizacji. Z tego powodu cele poszczególnych procesów, muszą w pierwszej kolejności wspierać cel organizacji. To musi być ich priorytetem. Dopiero potem są cele danego procesu czy innych procesów.

            Innym powodem jest brak spójności między celami w organizacji. Najczęściej wynika to z zarzadzania organizacją poprzez działy. Szczególnie, gdy starają się one funkcjonować jako niezależne jednostki.

Najpopularniejszym przykładem takiej sprzeczności jest oczekiwanie od produkcji, aby produkowała nie więcej niż 5% braków i jednocześnie ustalenie dla zakupów jako celu zakupu najtańszych surowców na rynku. Prowadzi to do sytuacji, w której zakupy kupują najtańszy dostępny surowiec i raportują realizację celu oraz uzyskanie „oszczędności dla firmy”. Niestety ten najtańszy surowiec podczas produkcji powoduje masę problemów i ostatecznie generuje np. 35% braków. Produkcja dostaje „po głowie” za brak realizacji celów, co w krótkim czasie prowadzi do zaburzenia współpracy między zakupami a produkcją. Do tego straty podczas przetwarzania surowca szybko zjadają „oszczędności” uzyskane z zakupu po najniższej cenie.

            I tak dochodzimy do kolejnego powodu, czyli sposobu mierzenia i monitorowania realizacji celów. W wielu organizacjach mierzymy nie to, co pozwala nam skutecznie i efektywnie monitorować realizację celów, a to, co jest łatwo zmierzyć. Ponadto mierniki i wskaźniki są definiowane dla działów, a nie dla procesów. Zdarza się również, że mierniki adresujemy nie pod katem odpowiedzialności za realizację dla danego celu, lecz po nazwie.

Tutaj najlepszym przykładem jest rozliczanie działu jakości za reklamacje – bo reklamacje dotyczą jakości. I nikt nie dostrzega, że reklamacja jest wynikiem wyprodukowania niezgodnego wyrobu przez obszar produkcji i to tam powinna być rozliczana.

            Wymieniłem tylko ważniejsze powody braku świadomości wśród pracowników, który ma bezpośredni wpływ na ich zaangażowanie i motywację. Dlatego bardzo ważne jest właściwe zaplanowanie budowania świadomości ludzi w organizacji.

            Pierwszym krokiem powinno być zdefiniowanie działań i procesów w organizacji w oparciu o to, co faktycznie się dzieje, a nie w oparciu o wyobrażenia, pobożne życzenia czy „bo w innych firmach tak mają”.

            Następnie należy jasno, jednoznacznie i zrozumiale zdefiniować wizję, cele i wartości dla całej organizacji, a potem przełożyć je na wizje, cele i wartości dla poszczególnych procesów i działań w procesach. Wizja ma stanowić dla nas długoterminowe wyzwanie i być jak północ na skali kompasu. Cele to kamienie milowe na drodze realizacji wizji – etapy do pokonania. Natomiast wartości służą do tego, abyśmy realizując wizje i cele, podejmowali właściwe decyzje. Mówią nam one czym mamy się kierować planując realizację poszczególnych celów i wizji. Te wszystkie elementy muszą być przełożone na każde działanie czy proces. Muszą również w każdym działaniu czy procesie być przestrzegane i realizowane.

            Kolejnym etapem jest dobranie odpowiednich mierników i wskaźników oraz zaprojektowanie, wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie systemu monitorowania realizacji wizji, celów i wartości. Pracownicy muszą być rozliczani z tego, na co faktycznie mają wpływ!

            Ostatecznym testem weryfikacji działań zmierzających do zbudowania świadomości pracowników mogą być ich odpowiedzi na poniższe pytania:

W jakich procesach uczestniczę?

Z jakimi procesami współpracuję?

Co, kiedy, w jakiej jakości, od kogo, z jakiego procesu muszę otrzymać by skutecznie i efektywnie zrealizować swoje zadania i cele?

Co, komu, kiedy, w jakiej jakości, do jakiego procesu muszę przekazać, aby mógł on skutecznie i efektywnie realizować swoje cele?

Jakie są cele organizacji?

Jakie są cele procesów, w których uczestniczę?

Jakie są moje cele w organizacji i w procesach, w których uczestniczę?

W jaki sposób moje działania wspierają realizację moich celów?

W jaki sposób realizacja moich celów i celów procesów, w których uczestniczę wspiera realizację celów organizacji, innych osób i innych procesów?

W jaki sposób realizacja celów organizacji, innych osób i innych procesów wspiera realizację moich celów i celów procesów, w których uczestniczę?

 

Szkolenia powiązane:

Pracownik a zarządzanie jakością w nowoczesnej organizacji. Budowanie świadomości, zaangażowania i odpowiedzialności.

Proces i podejście procesowe

Analiza ryzyka w procesach

 

Dariusz Łotysz

Trener SGP- Training & Consulting

 

Udostępnij ten artykuł